～共有フォルダで集中管理～
業務上発生する全てのドキュメントを、サーバーの「共有フォルダ」で管理しましょう
共有フォルダをサーバーで管理すると、社員誰もがアクセスできて共有性が上がります。
また、サーバーは自動バックアップも取っています。
ファイルを1箇所で管理する事で、社員同士がメールでファイル送信するような作業は減ります。
共有フォルダのどこにファイルを保存したのか、フォルダパスをチャットで送信すれば共有完了です。
【メールでファイル送信する問題点】
社員Aのパソコンにあるデータと、社員Bにメールで送ったデータが存在する為、どちらが最新の正式データなのか解らなくなります。
また、2つのファイルを互いに編集している場合は、どちらを信用して良いのか解らないデータになってしまうということが起こります。
オリジナルデータは共有フォルダ1箇所にしかないというファイルを管理しないと、無駄も多くなりますし、間違いも出やすくなってしまうのです。
【外出先からもアクセス可能！】
サーバーの共有フォルダへは、VPN接続を使用すれば会社の外からでもアクセス可能！
インターネットさえ接続されていれば、世界中どこに居ても社内のデータにアクセスできるので、仕事場を選びません。
もちろんスマートホンやタブレットでもアクセスできます。
※外部から会社のデータにアクセスできるため、VPNのIDパスワードや、パソコン・スマホ・タブレットは必ずパスワードの設定を！
例えば・・・
外出先で必要なファイルを社内スタッフにメールで送ってもらうなどの手間を省くことができます
外出先から、社内スタッフにチャットで、
「○○様の提案書のフォルダをパス送ってくれる？」なんて言うと・・
Y:\共有\顧客管理\提案書
というパスがチャットですぐに送られて来て、データの参照が出来る！という事です
このようなオペレーションで業務の効率化をしていきましょう！
業務上発生したデータは、全て共有フォルダに保存して、
自分自身のパソコンのデスクトップはスッキリ綺麗にアイコンがない状態がベストです