メールソフトの受信設定には「POP」と「IMAP」という受信方法の選択があります。
基本的には社員全員の設定が統一されている事が理想的です。デジコムでは「POP」を推奨しています。
【POP設定】
サーバーにあるメールをPC等の端末にダウンロードし、端末上でメールを管理する設定です
【メリット】
・ダウンロードしたメールデータは自分のPCに保存されますので、ネットに接続していなくても受信済のメールは自由に閲覧したり、整理する事が可能
・基本的にダウンロードした受信メールはサーバーから削除されるので、サーバーの容量を圧迫しない
・自分のPC端末の容量が許す限りメールを保存可能
【デメリット】
・基本的にダウンロードしたメールはサーバーから削除されるので、複数の端末でメールの共有が出来ない（外出中スマホで過去のメールを見たくても、サーバーにメールが無いので受け取れない)
※このデメリットは、サーバーに一定期間メッセージを残す設定をする事で解決できます
【IMAP設定】
サーバーにあるメールをPC等の端末にはダウンロードせず、直接サーバーに見に行く設定です
【メリット】
・サーバー上でメールを管理するので、複数の端末での利用に優れている（メールデータはサーバーのみに存在する）
・サーバーで管理されているメールを共有する事になるので、1つの端末で操作した結果（既読や削除）が他の端末にも共有されます
（例えばメールをIMAP設定の誰かが削除してしまうと他の人はそのメールが見れなくなります）
【デメリット】
・メールを見る為には基本的にインターネット接続が必要
・サーバーにしかメールが無いので、サーバーでトラブルが起こった場合は全てのメールが消えてしまう
・サーバーで設定した容量の上限に達すると、メールをサーバーから削除しなければ新しいメールを受信できない
メールの受信設定を社員全員が統一していると、起こる問題も基本的には同じなので
解決方法も社員全員で共有出来るという利点があります。
1度起こったトラブルの解決方法の作業標準書を作成しておけば、次に同じ問題が起こった場合に解決までの時間が早いです。
メールの受信設定をぜひ一度確認してみてください★